Die richtige Kommunikation im Unternehmen

Bereits der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick stellte fest: „Man kann nicht nicht kommunizieren“. Folglich sollten Sie sich bewusst sein, dass es stets zu gewollter oder ungewollter Kommunikation kommt. Deshalb steht es außer Frage, dass Sie insbesondere im Unternehmen auf ein aktives und bewusstes Einsetzen der Kommunikation achten sollten. Denn nur, wenn die interne Kommunikation reibungslos abläuft, sind die Mitarbeiter zufrieden. Dies hat letztlich eine positive Auswirkung auf das Unternehmen, da sich solche Angestellten besser mit dem Betrieb und seinen Produkten identifizieren und so ein optimales Aushängeschild sind. Doch welche theoretischen Grundlagen zur Kommunikation gibt es und über welche Kanäle findet sie im Unternehmen statt. Wie läuft diese richtig ab?

Theoretische Grundlagen

Damit innerbetriebliche Kommunikationsprozesse richtig ablaufen, sollten Sie sich unbedingt mit den theoretischen Grundlagen auseinandersetzten, denen diese zugrunde liegen. Kommunikationswissenschaftler haben zahlreiche Modelle aufgestellt die sich mit dieser Thematik befassen. Zu einem der bekanntesten und bedeutendsten Theorien gehört das „Vier-Ohren-Modell“ von Friedemann Schulz von Thun. Gibt ein Sender etwas von sich, so sind in dieser Äußerung zugleich vier Botschaften enthalten:

• Der Sachinhalt: Was ist der Inhalt der Nachricht?
• Der Appell: Was möchte der Sender beim Empfänger erreichen?
• Der Beziehungshinweis: Was hält der Sender vom Empfänger?
• Die Selbstoffenbarung: Was sagt der Sender über sich aus? (Absichten, Gefühle,…)

Bei diesem Modell legte Schulz von Thun fest, dass sowohl Sender als auch Empfänger für eine gelungene Kommunikation verantwortlich sind. Deshalb sollten sich beide Seiten dieser vier Aspekte stets bewusst sein und diese in ihrer Kommunikation berücksichtigen.

Über welche Kanäle findet Kommunikation im Unternehmen statt?

In einem Unternehmen gibt es drei wichtige Kanäle, über die Kommunikation stattfindet:

• Mündliche Kommunikation:

  Bei dieser Art der Informationswiedergabe handelt es sich um die sogenannte Face-to-Face-Kommunikation. Diese kann entweder zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern oder unter den Angestellten selbst stattfinden. Insbesondere die Kommunikation unter den Mitarbeitern ist nur schwer zu steuern. Der sogenannte „Buschfunk“ behindert eine zielgerechte Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, in einem Betrieb gewisse Maßnahmen einzuführen, die zur formellen Information und Kommunikation betragen. Dazu zählen unter anderem Regelbesprechungen wie zum Beispiel Meetings oder Schichtübergaben. Wichtig ist es, dass diese klar strukturiert sind und eine Person als Moderator agiert. Nur so sind diese effizient und effektiv. Damit die Kommunikation zwischen den Angestellten und den Vorgesetzten korrekt abläuft, ist es wichtig, die Belegschaft zu schulen. Empfehlenswert sind professionelle Trainings zur Kommunikation, bei denen den Teilnehmern beigebracht wird, wie sie diese richtig einsetzen, um eine sinnvolle Informationsvermittlung zu gewährleisten.

• Digitale Kommunikation:

  Daneben findet Kommunikation in vielen Betrieben auch über digitale Medien statt. Diese Art der Kommunikation bietet neben einigen Chancen auch Gefahren. Von Vorteil ist, dass die digitale Kommunikation weder zeitlich noch räumlich begrenzt ist. Aufgrund der regelrechten „Mail-Flut“ kann es jedoch dazu kommen, dass viele Nachrichten untergehen.

• Schriftliche Kommunikation:

  Selbstverständlich findet in einem Unternehmen auch schriftliche Kommunikation statt. Dazu zählen zum Beispiel Arbeitsanweisungen, Stellenbeschreibungen, Urlaubsanträge oder Lieferscheine. Zudem gibt es in vielen Betrieben auch schwarze Bretter, an denen Informationen schriftlich zu finden sind.

So läuft interne Kommunikation richtig ab

Damit die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens reibungslos und ohne Probleme aufläuft, sollten folgende drei Grundregeln eingehalten werden:

• Aussagen müssen klar formuliert werden.
• Informationen sind schnell weiterzuleiten.
• Die Kommunikation muss wertschätzend sein.

Nur so gelingt eine sinnvolle interne Verständigung. Zudem ist es essentiell, die Mitarbeiter regelmäßig über aktuelle Entwicklungen innerhalb des Betriebs zu informieren. So fühlen sie sich wertgeschätzt und mit dem Betrieb verbunden. Dies wirkt sich wiederum positiv auf ihre Arbeit und folglich auch auf das Unternehmen aus.

(Der Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit dem externen Autor Claus Mühlfeld., 09.02.2018 – )