Der Schritt in die Digitalisierung ist für Selbstständige, Unternehmer und Freiberufler oft eine große Erleichterung. Sie sparen Zeit, Kosten und bleiben wettbewerbsfähig. Immer mehr Unternehmensbereiche sind von der Digitalisierung betroffen. Dazu gehört auch das Rechnungswesen, insbesondere der Bereich Buchhaltung, der für viele eine große Herausforderung darstellt. Eine geeignete Lösung zu finden, ist nicht immer ganz einfach. Neben den klassischen und bereits etablierten Lösungen gibt es moderne, cloudbasierte Lösungen, die im Wettbewerb zueinander stehen.
In vielen Bereichen mit Software-Anwendungen haben sich Online-Lösungen etabliert. Eine Cloud-Lösung in der Buchhaltung bedeutet, dass der Zugriff auf die Software direkt über den Browser erfolgt, die Installation einer eigenen Software auf den Rechnern im Unternehmen ist nicht mehr notwendig. Dadurch entsteht ein hohes Maß an Flexibilität. Jeder Mitarbeiter, der über die entsprechenden Zugangsdaten verfügt, kann von jedem beliebigen Ort aus auf die Buchhaltung zugreifen. Das eröffnet den Unternehmern, Selbstständigen und Freiberuflern ganz neue Möglichkeiten. Doch was kann die Cloud-Lösung alles? Sind die Daten bei den Anbietern sicher?
Was leistet ein Cloud-Lösung?
In der Cloud können Unternehmen alle Daten, alle Belege und Dokumente sicher speichern. Sie lassen sich einfach mit den Buchungen verknüpfen und so archivieren, dass sie dem Berichtswesen jederzeit zur Verfügung stehen, beispielsweise um sie an das Finanzamt zu übermitteln. Für kleinere und auch mittelständische Unternehmen (KMU) bedeutet die Cloud-Lösung, dass sie immer die aktuelleste Programmversion nutzen können, ohne sich selbst ständig um Software-Installationen oder Updates kümmern zu müssen. Laut Chip.de hat „lexoffice XL unter den Cloud-Diensten die Nase vorne wegen einer bis in die Details nutzerfreundlichen Umsetzung aller wichtigen Funktionen und Prozesse
Für viele Anwendungen stehen mit der Cloud-Buchhaltung Standardlösungen bereit. Die Anwender zahlen je nach gewähltem Paket jeden Monat eine Gebühr. Mit der Basisversion steht den Nutzern die Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen zur Verfügung. Darüber hinaus sind einfache Buchungen für eingehende Rechnungen und Bareinnahmen möglich. Die Basisprogramme sind hervorragend geeignet, um die Buchführung vorzubereiten, die dann ein Steuerberater oder ein externer Dienstleister übernimmt oder abschließend prüft. Durch die cloudbasierte Buchhaltungssoftware ist der Zugriff auf alle Daten für den Experten ganz einfach.
Neben den Standardpaketen können KMU auch andere Pakete buchen, die in der Lage sind, selbst komplexe Geschäftsvorfälle zu buchen. Es gibt Vorlagen für täglich, monatlich oder jährlich sich wiederholende Geschäftsvorfälle. Jedes Unternehmen kann am Anfang der Nutzung der Software genau festlegen, welche Buchungsvorgänge notwendig sind und diese dann immer regelmäßig nutzen. Je umfangreicher ein Unternehmen seine Cloud-Lösung wählt, umso eher ist es dazu in der Lage, selbst Berichte und betriebswirtschaftliche Auswertungen zu erstellen. Auch die regelmäßige Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt können die Unternehmen damit selbst erledigen.
Wie sicher sind die Daten in der Cloud-Buchhaltung?
Die Anbieter von professioneller Cloud-Buchhaltungs-Software halten sich in der Regel an alle Datenschutzrichtlinien, die der Gesetzgeber vorgibt. Sie verfügen über die notwendigen Zertifikate und können nachweisen, dass die gespeicherten Daten bei ihnen sicher sind. Es gehen weder Daten verloren, noch haben unbefugte Dritte Zugriff auf die Daten.
Bei der Cloud handelt es sich im Grunde genommen um einen externen Speicher, der für jeden Anwender exklusiv und mit Passwortschutz bereitsteht. Sind die Buchungssätze und aller erforderlichen Belege in der Cloud archiviert, hat das den weiteren Vorteil, dass alle Vorgänge stark vereinfacht sein können. Die logische Struktur im Dokumentenmanagement der Cloud-Buchhaltung stellt sicher, dass alle Belege mit einer ganz bestimmen Buchung verknüpft sind. Dadurch ist auch die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) gewährleistet. Es ist nicht mehr notwendig, dass Unternehmer, Selbstständige oder Freiberufler eigene Ordner anlegen oder verwalten. Die Cloud-Buchhaltung trägt so wesentlich zu einem zukunftsorientierten, papierlosen Büro bei. Zudem verlangt das Finanzamt mittlerweile die elektronische Datenübermittlung, sodass alles schon im richtigen Format vorliegt.
Welche Funktionen beinhaltet eine gute Buchhaltungssoftware?
Moderne Buchhaltungssoftware sollte über bestimmte Funktionen verfügen, um den Nutzern die Anwendung so einfach wie möglich zu machen.
Digitale Erkennung und Erfassung der Belege
Damit die Buchhaltung digital werden kann, müssen alle Belege digitalisiert werden. Da nicht jeder immer und überall einen Scanner dabeihat, ist es sinnvoll, wenn für das Programm auch ein Foto genügt, um eine Rechnung im System einzulesen. Arbeitet im Hintergrund eine künstliche Intelligenz, kann die Software die Rechnungen automatisch im unternehmensinternen Kontenplan zuordnen. Auch eventuelle Unstimmigkeiten fallen dann direkt auf.
Rechnungsfreigabe je nach Hierarchieebene
Die interne Rechnungsbearbeitung ist mithilfe einer Buchhaltungssoftware wesentlich kürzer. Kurze Prozessketten und klare Verantwortlichkeiten sorgen für kurze Kommunikationswege, sodass Finanzabläufe sehr effizient werden. Rechnungen sind der zuständigen Person direkt zugewiesen, sodass Freigabe oder Überprüfung ganz einfach erfolgen können. Die digitale Rechnungsfreigabe muss dabei transparent dokumentiert und für alle Beteiligten leicht nachvollziehbar sein. Mit wenigen Klicks lässt sich ein Geschäftsvorfall abschließen.
Integration des Onlinebankings
Eine gute Cloud-Buchhaltung verfügt über eine Online-Banking-Funktion. Es ist nicht mehr notwendig, zwischen verschiedenen Systemen zu wechseln. Die offenen Posten sind immer im Blick, sodass unbezahlte Rechnungen nicht mehr übersehen werden.
Automatisierter Abgleich der Konten
Es ist sehr zeitaufwendig, Listen manuell abzugleichen. Der automatisierte Kontenabgleich vergleicht bei jeder Position die Rechnungen und Beträge. Dadurch ist der Überblick über fehlenden Beträge oder Differenzen bei Buchungen stets gewährleistet. Die Offene-Posten-Liste ist immer tagesaktuell. Einnahmen-Überschuss oder Gewinn-und-Verlust-Rechnung sind damit ein Kinderspiel. Liegen aktuelle Daten vor, sind auch Jahresabschluss und Lohnabrechnungen leicht zu bewältigen.
Direkte Verbindung mit dem Steuerberater
Eine wichtige Funktion bei Buchhaltungslösung ist die Verbindung zum Steuerberater. Die Software sollte die für Steuerberater typischen Dateiformate, wie DATEV, BMD oder dvo, unterstützen. Damit ist eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gewährleistet.
