Die Arbeit von Zuhause, Co-Working Spaces etc. wird in Zeiten der Digitalisierung immer beliebter und zumindest das Homeoffice ist heute aus einem Großteil der Betriebe nicht mehr wegzudenken. Die zunehmende Flexibilität in der Arbeitswelt birgt viele Chancen für Beschäftigte und Unternehmen, doch kann gerade zu Beginn Hürden bereithalten. Wie kann Remote Work also gut umgesetzt werden und was muss dabei alles beachtet werden?
Was bedeutet Remote Work?
Remote Work ist das Konzept von flexiblen, ortsunabhängigen Arbeiten. Übersetzt werden kann der Begriff mit “Fernarbeit”. Anders als im Homeoffice kann hier der Platz also variieren – egal ob Café, Co-Working Space oder Bibliothek, mit einer stabilen Internetverbindung ist das Arbeiten von überall aus möglich.
Zudem ist hier die Zeiteinteilung freier. Im Homeoffice beginnt und endet der Arbeitstag normalerweise wie zu den gleichen Zeiten im Büro. Beim Remote Arbeiten können die Stunden flexibler eingeteilt werden. Das bedeutet, dass nicht die komplette Arbeitszeit am Stück gearbeitet werden muss. Selbstständigkeit hierbei ist also eines der wichtigsten Schlüsselwörter.
5 Tipps für den Erfolg
Viele Menschen denken, dass das Arbeiten von zuhause oder woanders nur eine Verlegung des Arbeitsplatzes ist. Jedoch müssen einige Dinge beachtet werden, bevor reibungslos remote gearbeitet werden kann.
Tipp 1: Vorbereitungen treffen
Bevor das Remote Arbeiten starten kann, muss zunächst das Organisatorische geklärt werden. Darunter fallen alle betrieblichen Regelungen, die Arbeit von woanders aus betreffen. Das heißt, Arbeits- und Pausenzeiten sollten besprochen werden, genauso wie die Organisation der Kommunikation: Welche Kanäle werden genutzt? Was hat Priorität? Wer ist die Ansprechperson bei technischen Problemen? All dies sind wichtige Punkte bei der Vorbereitung.
Zudem müssen alle benötigten Arbeitsmaterialien für alle Mitarbeitende verfügbar sein. Bei der Verwendung einer Cloud bedeutet das, dass jedes Dokument geordnet hochgeladen werden muss. Außerdem müssen die entsprechenden Personen Zugriffsrechte auf Ordner und Anwendungen haben.
Tipp 2: Tools & Software bereitstellen
Das wichtigste für Remote Work ist eine gute Internetverbindung, denn durch die räumliche Trennung vom Team oder anderen Verantwortlichen muss die Kommunikation über Videokonferenzen, Mail, Chats oder Projektmanagement-Tools laufen. Ein Punkt ist hierbei die IT-Sicherheit. Hier sollte im Vorfeld geklärt werden, welche Bedingungen für das Unternehmen erfüllt werden müssen.
Ein besonders wichtiges Tool ist ein Cloud-Speicher, wie zum Beispiel Google Drive, in dem Dokument gespeichert und von überall aus bearbeitet werden können, das funktioniert besonders gut durch die Erfassung in Echtzeit. Durch die Ablage an einem zentralen Zugriffsort können zudem auch im Krankheitsfall oder sonstiger Abwesenheit alle Dokumente verwendet werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass nichts verloren gehen kann.
Für Absprachen und Meetings im Team bieten sich Videokonferenzen an. Auch hierfür gibt es zahlreiche Optionen, wie zum Beispiel Google Meet oder Zoom. Geeignet sind die Lösungen vor allem für längere Besprechungen, die geplant werden müssen. Für eine schnelle Kommunikation abseits von Videokonferenzen eignen sich Messenger-Tools oft besser als die klassische E-Mail. Hier können Dinge auf dem kurzen Dienstweg einfach und unkompliziert geklärt werden.
Für die Organisation von Aufgaben und Projekten ist eine Projektmanagement-Software die beste Lösung. Hier werden, je nach Software, die Aufgaben strukturiert und Projekte sehr übersichtlich dargestellt. Das hilft dabei, den Überblick zu behalten und damit einhergehend auch der Organisation.
Als zusätzliches Tools empfiehlt sich außerdem eine App wie AnyDesk oder Teamviewer, mit Hilfe auf die Geräte anderer Personen zugegriffen werden kann. Gerade bei technischen Schwierigkeiten kann es schwer sein, nur durch eine Beschreibung der anderen Person zu erkennen, wo das Problem liegt. Mit einer Remote Desktop Software können Probleme also schneller gelöst werden.
Tipp 3: Im Unternehmen umsetzen
Um Remote Work in das Unternehmen einzuführen, sollten ein paar Regeln beachtet werden. Dafür ist es erstens wichtig, Regeln aufzustellen und so transparent zu erklären, wie viele Tage remote gearbeitet werden darf, ob bei bestimmten Termine eine Anwesenheit erwünscht ist und welche Tools und Softwares, wie genutzt werden.
Wenn dann die richtige Hardware und die nötigen Projektmanagement-Tools ausgewählt wurden, sollte das Setup getestet werden. Vor allem in den ersten Wochen ist ein regelmäßiger Austausch mit den remote arbeitenden Beschäftigten wichtig, um Schwachstellen zu identifizieren und auszubessern. Danach sollte dieser Austausch nicht abbrechen. Kommunikation ist gerade bei virtuellen oder hybriden Teams der Schlüssel zum Erfolg. Hier heißt es also: Dranbleiben.
Tipp 4: Das Team einbeziehen
Damit die Zusammenarbeit als Team funktioniert, ist es maßgebend, dass die Kommunikation aufrechterhalten und gefördert wird. Es sollte also genug Möglichkeiten geben, Teammitglieder zu kontaktieren. Damit sich eine Regelmäßigkeit einstellt, sollten Team-Rituale in den Alltag eingebaut werden. Das kann ein tägliches Meeting oder eine wiederkehrende virtuelle Kaffeepause sein. Denn nicht nur die berufliche Kommunikation, sondern auch der private Austausch darf nicht verloren gehen. Auch entsprechende Teambuilding-Maßnahmen eignen sich gut, um das Wir-Gefühl zu stärken.
Ein weiterer Punkt: Transparenz. Damit die Arbeit im Team funktioniert und alle auf dem gleichen Stand sind, ist es wichtig, Informationen zu dokumentieren und weiterzuleiten. Am besten geschieht das immer schriftlich.
Tipp 5: Selbstorganisation meistern
Auch die eigene Organisation muss beim Remote Work stimmen. So sollte der Arbeitstag strukturiert angegangen werden. Am hilfreichsten ist es, schon morgens einen Ablaufplan mit den wichtigsten Aufgaben zu erstellen. Auch wenn sich das im Laufe des Tages ändert, besteht so zumindest eine grobe Richtung. So entwickelt sich eine gewisse Routine, die den Arbeitsalltag erleichtert.
Gleichzeitig ist es wichtig, Pausenzeiten einzuhalten und auch irgendwann Feierabend zu machen. Studien haben gezeigt, dass Beschäftigte entgegen aller Vorurteile dazu neigen, weniger Pausen zu machen und Überstunden zu leisten. Damit das nicht geschieht, sollte mithilfe einer Zeiterfassung nachhalten werden, was geleistet wurde. Auch ein regelmäßiges Feedback der Teamleitung kann helfen.
Chancen für Unternehmen und Beschäftigte
Auf der einen Seite ist die Organisation und Vorbereitung für das Remote Arbeiten hoch und muss durchdachte werden, bevor dieses Arbeitskonzept umgesetzt wird. Jedoch ergeben sich auf Seiten der Unternehmen und der Beschäftigten lukrative Chancen.
- Gesteigerte Produktivität: Beschäftigte im arbeiten remote, und vor allem im Homeoffice, produktiver. Durch die wegfallenden Ablenkungen können sie sich an ihrem selbst gewählten Arbeitsplatz besser konzentrieren. Auch die selbst eingeteilte Arbeitszeit trägt dazu bei, Leistungstiefs zu umgehen. Hier sollte allerdings darauf geachtet werden, dass regelmäßig Pausen und nicht zu viele Überstunden gemacht werden.
- Ortsunabhängig arbeiten: Dies ist ein Vorteil, der die verschiedensten Personengruppen anspricht – seien es die Menschen, die sich in einem klassischen Bürojob nicht zurechtfinden, Eltern, oder Personen, die zu weit entfernt wohnen, um regelmäßig vor Ort zu sein. Die Option, remote zu arbeiten, bietet für viele Menschen eine bessere Work-Life-Balance.
- Reduzierter Stress: Eine bessere Work-Life-Balance, aber auch die selbständige Einteilung der Arbeit und des Arbeitsplatzes helfen dabei, das Wohlbefinden zu steigern und Stress zu minimieren. Dies wiederum wirkt sich positiv auf die Motivation und den Spaß an der Arbeit aus. Dadurch profitiert das Unternehmen bei der Personalbindung.
- Neue Inspirationsquellen: Durch Veränderungen im Arbeitsalltag können leicht neue Ideen angeregt werden. In einer Umgebung, in der man sich wohlfühlt, können leichter neue Ideen entstehen.
Dies sind einige der Vorteile, die sich auf beiden Seiten ergeben. Jedes Unternehmen sollte für sich die Vorzüge nutzen und ein Modell entwickeln, dass auf Unternehmensseite, aber auch auf Seite der Beschäftigten, funktioniert und umsetzbar ist. Dafür ist es wichtig, die technischen Gegebenheiten zu erfüllen, das Team daran heranzuführen und einen regelmäßigen Austausch zu erhalten.
