Digitalisierung ist das Trendthema in verschiedensten Branchen und Bereichen der letzten Jahre. In vielen Unternehmen findet der digitale Wandel nicht erst seit der Pandemie statt. Die Zukunft ist eine digitale Arbeitswelt.
Arbeit im digitalen Wandel
Um als Unternehmen zukunftsorientiert zu bleiben, müssen sich unterschiedliche Bereiche, Teams und die Art der Führung weiterentwickeln. Mit dem Einfluss der Digitalisierung und einer neuen Arbeitsmentalität werden neue Werte in allen Unternehmensbereichen wichtiger. Oft mangelt es immer noch an Flexibilität im Arbeitsalltag, fehlendem Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter und der Möglichkeit eines ortsunabhängigen Arbeitsplatzes, weil z.B. eine solide Technik fehlt. Häufig führt das zu einer Unzufriedenheit der Beschäftigten, vor allem, wenn klar ist, dass es in anderen Unternehmen doch funktioniert.
Der Wunsch nach diesen Freiheiten ist nicht verwunderlich: Ortsunabhängiges Arbeiten unterstützt eine ausgeglichene Work-Life-Integration, kann die Kreativität fördern und im Allgemein gut an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
Aus diesem Grund streben viele Unternehmen nach einer grundlegenden Veränderung im eigenen Betriebsalltag. Denn neue Arbeitsweisen bedeuten eine nachhaltige, langfristige Verbesserung von Prozessen und letztlich bessere Ergebnisse. Wir zeigen Ihnen zentrale Werte der neuen Arbeit, die Umsetzung und wie die passenden Tools einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg einer nachhaltigen Digitalisierung haben.
Die Veränderung des Arbeitsplatzes
Das ortsunabhängige Arbeiten bietet Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile: Weniger Pendeln und somit die einhergehende Zeitersparnis oder eine Anpassung an die private Situation. Doch auch Unternehmen profitieren von der Offenheit gegenüber der Arbeit aus den eigenen vier Wänden. Denn die bringt vor allem geringere Fixkosten, da weniger Büros sowie Arbeitsplätze notwendig sind. Dadurch verschiebt sich auch der Wunsch nach einem Zuhause in der Nähe des Arbeitsortes – ländliche Gegenden für ein ruhigeres Lebensumfeld gelangen wieder in den Fokus.
Der eigene Wohnort wird also weniger wichtig: Durch Globalisierung und zunehmende Digitalisierung werden so immer mehr Möglichkeiten eröffnet, für genau den richtigen Arbeitgeber zu arbeiten – oder umgekehrt: genau den richtigen Spezialisten einzustellen – unabhängig vom Arbeitsort.
Digitalisierung benötigt eine moderne Führung
Traditionelle Unternehmensstrukturen werden immer häufiger hinterfragt – das gilt auch für die Art der Führung. Das Konzept der neuen Arbeitswelt beinhaltet mehr Selbstbestimmung, größere Freiheiten und den Ausbau individueller Stärken in den Teams und Abteilungen.
Moderne Führung basiert auf einer agilen Arbeitsweise, digitalem Know-how, Offenheit gegenüber neuen Tools, die die Arbeit vereinfachen. Denn eine moderne Führung, das sogenannte Digital Leadership, ist die treibende Kraft hinter dem digitalen Wandel. Sie bringt Digitalisierungskonzepte ins Rollen, entdeckt digitale Tools für neue Projekte und teilt Online-Wissen verständlich und für alle nachvollziehbar.
Die Aufgaben eines Digital Leaders sind…
- Führung, bei der Wissensmanagement oberste Priorität hat;
- Flexibilität und Eigenverantwortung des Teams im projektorientierten Rahmen zu fördern;
- Teammitgliedern das notwendige Vertrauen entgegen zu bringen;
- Hierarchische Grenzen abzuschaffen.
Strikte Grenzen zwischen Führung und Mitarbeitenden werden aufgelöst, sodass z.B. wichtige Entscheidungen häufiger im Team getroffen werden als von einer einzelnen Person. Das fördert im zweiten Schritt eine kollaborative Zusammenarbeit. Denn Hierarchien spielen im heutigen Arbeitsalltag keine Rolle mehr – vielmehr werfen sie ein schlechtes Licht auf Unternehmen. Ein gemeinsames Miteinander auf einem Level ist der entscheidende und erfolgversprechende Faktor für die moderne Arbeitswelt.
Die Neubewertung der Arbeit
Immer häufiger steht die Frage nach dem „Warum” der ausführenden Tätigkeit im Raum. In den Vordergrund rückt die Sinnhaftigkeit der eigenen Tätigkeit, der Arbeitsweise und auch der des Unternehmens. Oft werden alte Wertesysteme hinterfragt, die von der jungen Generation nicht mehr unterstützt werden. Arbeitsbedingungen werden neu aufgefasst: Gemeinschaftlich und vernetzt, fachübergreifend und auf Augenhöhe, vertrauensbasiert und sinnhaft.
Tools für den digitalen Arbeitsalltag
Digitale Lösungen unterstützen den Arbeitsalltag sowohl im Büro als auch im Homeoffice oder in Remote Work. Dabei sind drei Arten von digitalen Tools besonders wichtig: Für die Kommunikation, das Dokumenten- und das Projektmanagement. Sie schaffen es kollaboratives Arbeiten zu fördern, Führungskräfte, Teams sowie Abteilungen miteinander zu vernetzen und eine Community zu schaffen.
Chat- und Videokonferenzen-Software für die interne Kommunikation
Durch die unterschiedlichen Arbeitsorte ist es notwendig schnell und einfach ins Gespräch zu kommen. Teamwork sowie eine gute Zusammenarbeit setzen eine offene Kommunikation voraus, die unabhängig von Hierarchien ist. Messenger-Dienste sind dabei bereits fest in unserem Alltag etabliert und ermöglichen eine leichte Kommunikation aus dem Büro, Homeoffice, Remote und über Zeitzonen hinweg. Ein Austausch per E-Mail ist dabei weniger effizient – vor allem dann, wenn lange Mail-Ketten entstehen, geht die Übersicht schnell verloren.
Bekannte Chat-Dienste sind Slack, Google Meet oder MS Teams. Diese Tools werden allerdings häufig kritisiert, da die Sicherheitsstandards für Unternehmen nicht ausreichend sind. Trotz großer Beliebtheit sollte daher lieber auf datenschutzkonforme Möglichkeiten zurückgegriffen werden. Alternativen sind hier z.B. Wire, Jitsi oder Werk21. Die Berliner Beauftrage für Datenschutz und Informationsfreiheit empfiehlt hier die Orientierungshilfe zu den einzelnen Diensten im Vergleich.
Allerdings gilt hier: Der Chat ist genauso wenig für das Aufgabenmanagement geeignet wie die klassische E-Mail zur Aufgabenverteilung. Genutzt werden sollte eine Software, die es schafft, ganze Projekte mit zugehörigen Paketen und Aufgaben abzubilden.
Aufgaben- und Projektmanagement-Software für einen Gesamtüberblick in Projekten
Auch die Aufgaben- und Projektplanung wird in der Arbeitswelt der Zukunft in einer digitalen Lösung abgebildet. Eine Projektmanagement-Software hilft dabei, große komplexe Projekte in der Gesamtheit zu überblicken – das kann z.B. in Form eines Projektstrukturplans oder Kanban Boards sein.
In der Projektübersicht sehen Verantwortliche auf einen Blick, wer was bis wann erledigt, wo die Deadline näher rückt und welche Aufgaben Priorität haben. Die Frage, wer woran gerade arbeitet, ist somit mit nur wenigen Klicks beantwortet. Durch die Auflistung der To-Dos erhalten Teammitglieder eine Struktur für ihren Arbeitsalltag. Aber auch externe Beteiligte können in die Projektplanung eingebunden werden. So erhalten Auftraggeber, Lieferanten oder Kunden transparente Informationen zum Projekt und können gleichzeitig den Fortschritt sehen.
Solche Tools fördern eine gute Zusammenarbeit sowie einen Überblick für jeden einzelnen. Durch die Transparenz weiß jeder im Team, wer verantwortlich ist und findet bei Fragen schnell den richtigen Ansprechpartner. Dabei sind alle Informationen in der Software jederzeit für alle verfügbar.
Bekannte PM-Tools sind Trello oder Wrike. Aber aufgepasst! Auch hier sollte der Datenschutz nicht vernachlässigt werden. Eine DSGVO-konforme Alternative mit deutschem Serverstandort ist z.B. factro.
Dokumentenmanagement: Eine digitale Ablage für alle Unterlagen
Vorbei sind die Zeiten überfüllter Archive: Klassische Papierakten werden immer seltener genutzt. Doch wohin mit E-Mail-Anhängen, eingescannten Dokumenten sowie wichtigen Dateien? Auch hier wird die Suche nach dem Anhang in der E-Mail schnell zum Stressfaktor. Deswegen ist ein virtueller Ort, an dem sämtliche Dokumente, Aufträge oder Formulare gesammelt werden, wichtig. Ein digitales Archiv macht das möglich.
Digitale Ablagen bieten unter anderem Google Drive, Microsoft OneDrive und Confluence. Mit diesen Tools können Präsentationen gemeinsam erstellt und Vorgehensweise zusammen erarbeitet werden, ohne dass das Team in einem Büro sitzen muss. In der Cloud werden Änderungen außerdem in Echtzeit für alle sichtbar.
Fazit: Die Zukunft der Arbeit ist aufgebaut auf Vertrauen und passenden Tools
Neue Werte, Homeoffice und ortsunabhängige Arbeitsplätze werden auch in Zukunft immer präsenter und fördern ein Umdenken in Unternehmen sowie deren Arbeitsweise. Mit Vertrauen in das Team und digitalen Lösungen entsteht ein neues, produktives Arbeitsklima, in dem ganz neue Ideen angegangen werden können.
Eine ausgeglichene Work-Life-Integration hält Ihre Mitarbeiter nachweislich gesund – physisch sowie psychisch. Mit Remote Work können Sie weit mehr qualifizierte Arbeitnehmer in Ihr Unternehmen holen und durch die Freiheit bzw. Flexibilität der Arbeitswelt der Zukunft binden Sie Ihre Mitarbeiter, unabhängiger von Gehaltserhöhungen oder steigendem Status.
Mit den passenden digitalen Tools können Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zum optimalen Zusammenarbeiten bieten – und wer weiß, vielleicht überrascht der ein oder andere mit neuen Fähigkeiten!
